Η διαχείριση του χρόνου αποτελεί βασική προϋπόθεση για αύξηση την παραγωγικότητά σου, τη μείωση του άγχους και της επίτευξης των στόχων σου.

Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου περιλαμβάνει κάποιες βασικές δραστηριότητες, οι οποίες σε βοηθούν να χρησιμοποιείς τον ωφέλιμο χρόνο της κάθε ημέρας στο μέγιστο. Παρακάτω σου παραθέτω μερικές καλές πρακτικές που μπορούν να σε βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη διαχείριση του χρόνου:

1. Θέσε ξεκάθαρους στόχους: Το πρώτο βήμα για αποτελεσματική διαχείριση χρόνου είναι οι στόχοι σου να είναι ξεκάθαροι. Αναγνώρισε τι ακριβώς θέλεις να επιτύχεις και δημιούργησε ένα πλάνο στο πώς θα τους επιτύχεις. Είναι καλό οι στόχοι σου να είναι SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bounded | Συγκεκριμένοι, Μετρήσιμοι, Επιτεύξιμοι, Ρεαλιστικοί και Χρονικά οριοθετημένοι).
2. Προτεραιοποίησε τις δράσεις/καθήκοντά σου: Από τη στιγμή που έχεις ξεκάθαρους στόχους, προτεραιοποίησε όσα έχεις να κάνεις για να τους επιτύχεις. Κατηγοριοποίησέ τα σε σημαντικά και επείγοντα και κάνε πρώτα αυτά. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις διάφορα εργαλεία, όπως λίστες, ημερολόγια και εφαρμογές διαχείρισης tasks να σε βοηθήσουν στη καλύτερη διαχείριση των εργασιών σου και των προθεσμιών τους.
3. Κάνε ημερήσιο πλάνο: Οργάνωσε την ημέρα σου από πριν ώστε να διασφαλίσεις την αξιοποίηση του χρόνου σου στο μέγιστο δυνατό και αποτελεσματικά. Να είσαι ρεαλιστής με το χρόνο που χρειάζεσαι να ολοκληρώσεις το κάθε τι μέσα στην ημέρα και προσπάθησε να προγραμματίζεις χρόνο για διαλείμματα και τυχόν απρόσμενες μεταβολές.
4. Κάνε μαζί παρόμοια tasks: Το να κάνεις παρόμοια tasks μαζί σε βοηθά να μειώσεις το χρόνο που χρειάζεται για να τα ολοκληρώσεις, καθώς δε θα χρειαστεί να αναζητήσεις ξανά τις ίδιες πληροφορίες και πηγές.
5. Απέφυγε την αναβλητικότητα: Η αναβλητικότητα είναι ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια στην αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου. Αναγνώρισε τους λόγους που σε κάνουν να είσαι αναβλητικός και δημιούργησε ένα σχέδιο δράσης για να τους υπερβείς. Χώρισε τα πιο πολύπλοκα tasks σου σε μικρότερα, πιο διαχειρίσιμα και θέσε προθεσμίες για το κάθε βήμα. Με κάθε βήμα που προχωράς, επιβράβευσε τον εαυτό σου ώστε να παραμείνεις κινητοποιημένος προς τον στόχο.
6. Απέφυγε το να κάνεις πολλά ταυτόχρονα (multitasking): Το να κάνεις πολλά ανόμοια πράγματα ταυτόχρονα στην πραγματικότητα μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητά σου και να αυξήσει το stress. Αντ’ αυτού, εστίασε σε ένα πράγμα τη φορά και ολοκλήρωσέ το πριν καταπιαστείς με το επόμενο.
7. Απέφυγε τις αλλεπάλληλες συναντήσεις (meetings): Σε περίπτωση που οι συναντήσεις σου είναι προγραμματισμένες απανωτά, είναι απίθανο να καταφέρεις να παραμείνεις εστιασμένος σε όλα χωρίς κάποιο έστω μικρό διάλειμμα. Επιπροσθέτως, αυτό σημαίνει ότι σε περίπτωση που προκύψει κάποιο επείγον περιστατικό ή/και αλλαγή δε θα μπορέσεις να το διαχειριστείς αποτελεσματικά.
8. Διασφάλισε συχνή προσβασιμότητα και επικοινωνία: Κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας σου είναι σημαντικό οι συνεργάτες σου να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σου μέσω email, τηλεφώνου, κλπ. Με αυτό τον τρόπο μπορείς να επιτύχεις στο βέλτιστο ότι χρειάζεται να γίνει μέσω άλλων.
9. Εξάλειψε τους περισπασμούς: Οι περιττοί περισπασμοί μπορούν να αποτελέσουν σημαντική σπατάλη χρόνου. Προσπάθησε να αναγνωρίσεις τι επηρεάζει την παραγωγικότητά σου και λάβε δράση να το εξαλείψεις. Απενεργοποίησε το κινητό σου, κλείσε το email σου και απέφυγε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης όταν έχεις καθορισμένες ώρες εργασίας.
10. Είναι εντάξει να λες «όχι»: Το να μπορείς να λες «όχι» είναι μία πολύ σημαντική ικανότητα για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου. Με το να λες «ναι» στο κάθε τι που σου ζητείται μπορεί εύκολα να σε οδηγήσει σε υπερβολική δέσμευση και stress. Προτεραιοποίησε τα όσα έχεις ήδη να κάνεις και είναι εντάξει να πεις «όχι» σε πράγματα που δεν είναι ευθυγραμμισμένα με τους στόχους σου.
11. Κάνε διαλείμματα: Το να κάνεις συχνά διαλείμματα σε βοηθά να παραμένεις εστιασμένος σε όσα έχεις να κάνεις και αυξάνει την παραγωγικότητα. Ένα μικρό διάλειμμα κάθε 90 λεπτά βοηθά να ξαναγεμίσεις τις μπαταρίες σου και να επανέλθεις με φρέσκες ιδέες.
12. Μάθε να διαμοιράζεις εργασίες: Το να αναθέτεις πράγματα και σε άλλους μπορεί να σε βοηθήσει να εξοικονομήσεις χρόνο και να εστιάσεις στα πιο σημαντικά πράγματα που έχεις να κάνεις. Αναγνώρισε τι μπορεί να δοθεί σε κάποιον άλλον και προσπάθησε να συνεργαστείς μαζί τους ώστε να ολοκληρώσουν ό,τι χρειάζεται να γίνει με βάση τις προδιαγραφές σου.
13. Αξιολόγησε την πρόοδο και προσαρμόσου: Ο διαρκής έλεγχος των στρατηγικών διαχείρισης χρόνου σου και η προσαρμογή τους είναι αναγκαία. Να είσαι ανοιχτός να δοκιμάσεις κάποια καινούρια στρατηγική και εργαλεία ώστε να βελτιωθεί η παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητά σου.

Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι καίρια ικανότητα που μπορεί να σε βοηθήσει να επιτύχεις τους στόχους σου και να βελτιώσεις την ποιότητα της καθημερινής σου ζωής. Ξεκινώντας να εφαρμόζεις σιγά σιγά μερικά από τα παραπάνω tips μπορείς και να βελτιώσεις το πώς διαχειρίζεσαι το χρόνο σου και να επιτυγχάνεις τους στόχους σου πιο αποδοτικά και πιο αποτελεσματικά.

Βιβλιογραφία:

1. Allen D., (2015), “Getting things done: The Art of Stress-Free Productivity” Revised edition, ‎Penguin Books

2. Gawande A., (2009), “The Checklist Manifesto: How to get things right”, New York, N.Y., Metropolitan Books.

3. Zeratsky J., Knapp J., (2018), “Make Time: How to Focus on What Matters Every Day”, Transworld

Image by Freepik